Hallittua kaaoksen jäsentämistä

Maanantaiaamun kuppi höyryävää kahvia, välkkyvä tietokoneenruutu ja viikonlopun jälkeen virkeä mieli. Mitä kirjastonhoitajan työpäivään yleensä kuuluu, mitä kaikkea se sisältää vai voidaanko enää puhua yleistävästi kirjastonhoitajan työpäivän yhtäläisyyksistä? Onhan toimenkuvia kovin erilaisia organisaatioista ja työpaikoista riippuen.

Omassa toimessani on ytimessä musiikki ja niinpä puhutaan erikoiskirjastosta ja koska kehyksenä on koulu, niin myös määritelmä oppilaitoskirjasto on hyvin kuvaava.  Erikoiskirjastoja ja oppilaitoskirjastoja on lisäksi eri tyyppisiä  ja –tasoisia: näistä tieteelliset kirjastot ovat siellä vaatimustason kärkipäässä. Voidaan sanoa, että vaatimustaso on suhteessa asiakaskuntaan ja sen tarpeisiin. Toki on olemassa jotain hyvin erikoisia ja erityisosaamista vaativia kirjastoja esimerkiksi museo- ja yritysmaailmoissa, missä voi myös olla hyvin korkea palvelu ja osaamisprofiili vaikka yhtenäistä asiakaskuntaa ei ole välttämättä ole kovinkaan paljoa. 

Aloittaessani Lahden konservatorion kirjastossa löytyi varastosta yhä vanha paperikortisto, joka on toki vieläkin tallessa. Kiinnostavaa oli se, että muutama opetushenkilöstöön kuuluva halusi vielä käyttää vanhaa kortistoa. Olin itse marinoinut omia aivojani jo vuosia tietokoneen ruudun loisteessa ja olin tuolloin, ehkä syystä, hieman hämmentynyt. Muistissani oli kyllä lapsuuden kirjasto ja suuri valokuvauskone, joka leimasi jokaisen lainan virkailijan tarkassa valvonnassa ja muistin myös vanhat Lahden kaupunginkirjaston paperikortistot, joiden avulla etsin LP-levyjä ja kirjoja. Mutta siitä on jo aikaa.

Konservatorion kirjaston sisätiloissa oli muutenkin ällistyttävän vähän mitään merkintöjä siitä mistä mitäkin löytää ja niinpä jouduin ensin sinkoilemaan summamutikassa hyllyjen välissä. Ei mennyt kovin pitkää aikaa kun ryhdyin tekemään näkyvämpiä sijaintipaikkojen merkintöjä: kirjastossa oli mitä ilmeisimmin ollut tapana, että asiakas esittää asiansa ja kirjastonhoitaja noutaa asiakkaan toivoman nuotin. Tietokanta löytyi, mutta mitään asiakaspäätettä tai omaehtoista selailua ei ollut mahdollista tuolloin tarjota. Eikä sellaisia osattu odottaa, mikä minusta oli kummallista. Olihan kirjastoissa ollut tietokonetekniikan läpimurros jo aikoja sitten. Käytössä ollut tietokanta oli tallennettu pöytäni alla raksuttavaan työasemaan ja meni jonkin aikaa kun saimme sen parempaan talteen palvelimelle. Jos kone olisi kaatunut, niin kuin myöhemmin kävi, olisi ollut mahdollisuus sille, että edeltäjieni vuosien työ olisi yksinkertaisesti kadonnut.

Se mitä kirjastonhoitaja tekee tietokoneen ruudun välkkeessä näyttää myös olevan kiinnostava mysteeri. Käsite tietokanta tai kirjastojärjestelmä, ei välttämättä kerro kaikille juuri mitään. Kirjastonhoitaja, työpaikkansa tasosta riippuen, luetteloi ja pitää yllä aineistotietokantaa, siis tietoja siitä mitä kaikkea kirjastossa on. Tietokannan sisältämä aineisto voi nykyään olla hyvin monimuotoista ja viitata myös muihin lähteisiin kuin kirjoihin tai äänitteisiin, kuten esimerkiksi muihin aineistotietokantoihin ja sisältää erilaisia viitteitä ja linkkejä.  Kaiken tämän takana on kuitenkin asiakas eli pyrkimys tarjota tietoa ja aineistoja parhaalla mahdollisella tavalla ja vielä mahdollisimman nopeasti. 

Isommissa kirjastoissa töitä on jaettu siten, että tietokanta- ja luettelointityö  ei näy ulospäin vaan tapahtuu takahuoneessa. Monilla on silti pinttynyt käsitys, että kirjat, nuotit ja aineisto ovat hyllyssä ja niitä lainataan, siinä kaikki. Ensinnäkään mikään ei siirry hyllyyn itsekseen, mikään tieto ei jäsenny tietokantaan tyhjästä ja niin edelleen. Monesti tiedonkäsittely on hyvin vaativaa työtä ja sen loppupäässä on tietoa ylös louhiva asiakas, siksi ala on myös koulutustasoltaan vaativa ja merkittävä yhteiskunnan informaatiotarjoajana. Ilman informaatiota ei ole innovaatiota.   

Tietoa haetaan hyvin monista eri lähtökohdista ja motiiveista käsin niinpä reittejä tiedon äärelle on myös erilaisia. Siksi on selvää, että kirjastonhoitajan työkalun, tietokannan, luettelointipohjassa on paljon erilaista ja eri tavoin jäsenneltyä tietoa. Tässä kohdassa hahmottuu se miksi tietokone on sitä vanhaa paperikortistoa parempi: se on nopeampi, helpommin muuteltava, aktiivisesti yhteyksissä maailmaan ja sen tietoon päästään hakemalla käsiksi eri tavoin ja eri kohtien kautta.

Tästä seuraa myös vaatimukset yhteneväisyydelle: luettelointityö pitää tehdä tiettyjen standardien puitteissa, muuten joka kirjastossa olisi täysin eritavoin jäsennelty aineisto. Kirjastonhoitajien kokoontumisajot voisivat olla sangen mielenkiintoiset, jos näin olisi. Mikäli epäjärjestys olisi prosessissa hallitseva, muodostuisi järjestelmällisestä tiedonhausta kaaos ja katastrofi. Kirjastonhoitaja on siis asioista loogisesti järjestelemään pyrkivä tapaus ja nykyisin kirjaston tietokanta on se työkalu jolla kyseistä operaatiota suoritetaan. Kirjoitan jatkossa enemmän musiikin tiedonhaun problematiikasta ja tiedon maailmasta eli johdatelkoon tämä teksti tietä konservatorion historiasta 2000-luvulle ja alan kipupisteisiin kuin myös valopilkkuihin.

Alottaessani konservatorion tietokanta oli melkoisen villi, lähempänä epäjärjestystä kuin järjestystä, johtuen monesta eri seikasta. Asiaa tutkittuani oli selvä, että minun oli jotenkin ryhdyttävä yhdenmukaistamaan luettelointityötä, koska aineistoa oli paljon, ei työ olisi mitenkään nopeasti ohitse. 

Valitsin strategiaksi sen, että asiakas nostaa lainatessaan esille tärkeimmät aineistot ja niiden palautuessa otin ne sivuun, tarkistin luetteloinnin ja teen näin yhä vieläkin. Sen jälkeen merkitsen sijaintipaikka tarralla niteen ja jatkossa se toimii myös minulle merkkinä, että kyseisen nuotin osalta perustyö oli tehty. Toki samalla haarukoin kokoelmaa ylös loogisesti eri tavoin, mutta näin oli hyvä lähteä liikkeelle. Asioiden edetessä uskalsin rohkeammin alkaa muokkaamaan luettelointipohjia ja asiasanoituksia kuntoon suoraan tietokantaan, näkemättä fyysistä teosta.  Lopuksi, juuri nyt, olen aloittanut yhtenäistettyjen nimekkeiden viennit luettelointipohjiin. Sain vihdoin myös syksyllä tietokannan auki netinkautta selailtavaksi ja sen parissa työ jatkuu.  

Blogini ensimmäiseen, historiaa käsittelevään osioon liittyy se, että lainattavassa aineistossa oli runsaasti todella vanhoja nuotteja. Vanhin yhä hyllyssä, asiakkaan lainattavissa oleva, nuotti oli 1700-luvulta, joten samalla päätin erottaa sivuun kaiken vanhan aineiston. Lehtori Outi Leppäsen avustuksella perkasimme noin 2000 niteen verran aineistoa sivuun ja näistä muodostui kirjaston ”Viipurin aikaiset partituurit ja muut” –historiallinen kokoelma. Teen sen luettelointityötä aina ehtiessäni eteenpäin.  Kriteeriksi nuotin historialliseen kokoelmaan siirtämiselle asetimme noin sadan vuoden iän ja signeeraukset sekä muut erikoisuudet nuotissa. Samalla huomasimme, että aineistoa oli myös paljon ajan kuluessa jäänyt maailmalle. 

Samalla kirjastoon tulvii sisälle lahjoitusnuotteja ja museoaineistomme suhteen asetimme kriteeriksi sen, että se on Viipurin musiikkiopistoon liittyvää, siis miksikään musiikin yleismuseoksi konservatorion kirjasto ei valitettavasti voi ryhtyä: koulun tehtävä on opettaa ja viedä kirjastoa nykyajan kärkeen eikä toimia museona. Valitettavasti tilanne vanhojen musiikkiaineistojen suhteen on se, että niille ei oikein ole ottajia eikä varastokirjastoa. Erilaisia projekteja on, mutta kansallisesti yhteneväinen musiikin varastokirjasto loistaa häpeällisesti poissaolollaan.  

Varastokirjasto Vaariin on luetteloitu jonkin verran musiikkia, mutta mielestäni aika marginaalisesti:

https://vaari.linneanet.fi/cgi-bin/Pwebrecon.cgi?LANGUAGE=Finnish&DB=local&PAGE=First